5대 AI 도구 — 무엇을 언제 쓸까

왜 다섯 도구인가

생성형 AI 도구는 계속 늘고 있지만, 행정 실무에서 실제로 자주 쓰이는 대표 다섯 가지만 성격을 확실히 알아두면 새 도구가 나와도 '이건 어느 쪽에 가깝다'로 빠르게 판단할 수 있습니다. 아래는 각 도구를 '한 문장 정체성'으로 요약한 것이며, 실제 기능·요금은 자주 바뀌므로 사용 전 공식 페이지에서 최신 정보를 확인하세요.

🔍 Perplexity — '출처를 대는 리서치 비서'

질문하면 실시간으로 웹을 검색해 답을 정리하고, 근거가 된 링크를 함께 보여줍니다. '검색창에 물어보는 대화형 AI'에 가장 가깝습니다. 최신 통계·정책 사례·뉴스처럼 '지금 이 순간의 사실'이 필요할 때 가장 먼저 열어야 할 도구입니다.

• 강점: 출처 링크 동시 제공(원문 대조가 쉬움), 최신 정보 반영, 검색 기간·범위 필터
• 약점: 링크된 출처의 신뢰도는 사람이 직접 판단해야 함 — 결과를 그대로 베끼지 말 것
• 쓰기 좋은 순간: 정책 사례 조사, 최신 통계·뉴스 확인, 원출처 링크가 필요한 모든 조사

💬 ChatGPT — '가장 넓게 쓰는 만능 대화형'

OpenAI가 만든 가장 대중적인 대화형 AI로, 글쓰기·요약·번역부터 이미지 생성, 간단한 코딩까지 폭넓게 다룹니다. 'GPTs'라는 맞춤 챗봇을 만들어 반복 업무를 굳혀둘 수 있습니다.

• 강점: 범용성(멀티모달), 이미지 생성 내장, GPTs로 반복 업무 템플릿화
• 약점: 특정 문서에만 근거해 답하도록 강하게 제한하기는 상대적으로 어려움
• 쓰기 좋은 순간: 초안 작성·아이디어 브레인스토밍, 슬라이드·포스터 이미지 시안, 반복되는 정형 업무를 GPTs로 굳히기

📝 Claude — '긴 문서를 꼼꼼히 다루는 신중한 조수'

Anthropic이 만든 대화형 AI로, 긴 문서를 한 번에 읽고 구조화하거나, 복잡한 논리를 단계별로 따라가는 데 강합니다. '프로젝트' 기능으로 자료·지침을 미리 넣어두면 매번 같은 배경 설명을 반복하지 않아도 됩니다.

• 강점: 긴 문서 이해·구조화, 신중하고 안전 지향적인 답변 태도, 프로젝트로 컨텍스트 유지
• 약점: 실시간 웹 검색은 대화형 AI 공통 한계와 동일 — 최신성이 필요하면 검색형과 병행
• 쓰기 좋은 순간: 수십 쪽 보고서 요약·재구성, 조례·소송 서면처럼 신중함이 필요한 초안, 프로젝트로 반복 업무 고정

✨ Gemini — '구글 생태계와 이어지는 협업형'

Google이 만든 대화형 AI로, Gmail·문서·시트 같은 구글 워크스페이스와 연동되는 것이 가장 큰 특징입니다. 'Gems'로 나만의 맞춤 챗봇을 만들 수 있습니다.

• 강점: 구글 문서·시트·지메일과의 연동, 멀티모달, Gems로 지침 저장
• 약점: 기관 구글 계정 정책에 따라 연동 가능 범위가 다를 수 있음
• 쓰기 좋은 순간: 구글 문서·시트에서 바로 이어서 작업할 때, Gems로 반복 지침 저장, 구글 생태계 안에서 협업할 때

📚 NotebookLM — '내가 올린 자료만 근거로 답하는 전용 비서'

Google이 만든 RAG(검색증강생성) 전용 도구로, 내가 업로드한 문서(노트북) 안에서만 답을 찾고, 답마다 '몇 쪽·어느 문서'인지 출처를 표시합니다. 일반 대화형 AI와 달리 '모르는 건 모른다'고 답하는 성향이 강해, 방대한 내부 자료를 다룰 때 특히 안전합니다.

• 강점: 업로드한 자료 밖 내용은 지어내지 않으려는 성향, 출처 쪽수 표시, 오디오 요약 기능
• 약점: 새 자료를 스스로 검색해오지는 않음(내가 올린 자료 안에서만 답함)
• 쓰기 좋은 순간: 방대한 내부 문서·회의자료를 근거로만 답 받고 싶을 때, 여러 보고서를 교차 확인할 때

다섯 도구 외에 알아두면 좋은 도구

위 다섯 개가 가장 널리 쓰이지만, 아래 두 유형도 상황에 따라 유용합니다.

• 이미지·시각자료 생성 전용: 삽화·아이콘·홍보 이미지가 필요할 때. 대표 서비스: DALL·E, Midjourney, Canva AI 등(요금·정책 수시 변동). 실제 인물·로고·저작물 도용에 주의.
• 문서·표·데이터 처리 보조: 문서·스프레드시트 안에서 바로 작동하거나 파일을 올려 정리·분류를 돕는 도구. 대표 서비스: MS Copilot, Google Workspace의 AI 기능 등(기관 도입 여부·요금 확인 필요).

다섯 도구, 이렇게 이어달리기 한다

실무는 한 도구로 끝나지 않습니다. 아래는 흔한 조합 예시이며 정답은 아닙니다.

• 정책 보고서: Perplexity로 최신 사례·통계 조사 → NotebookLM에 내부 자료 올려 근거 확인 → Claude·ChatGPT로 초안 작성
• 반복 정형 업무(주간보고 등): ChatGPT의 GPTs 또는 Claude·Gemini의 프로젝트·Gems에 지침을 한 번 저장해두고 자료만 바꿔 투입
• 발표자료: ChatGPT·Gemini로 이미지 시안 → 텍스트는 사람이 직접 삽입 → Claude로 발표 스크립트 다듬기